בשעה טובה החלטתם לשכור נכס למשרד שלכם, או לחילופין צרכי המשרד השתנו ואתם מחליפים משרד. אל תוך כל השיקולים בבחירת הנכס, ישנה חשיבות גדולה גם לעיצוב שלו. עיצוב המשרד מתבסס על פרמטרים שונים ופעמים רבות כדי לבחון מראש מה הדברים החשובים לכם ולעסק שלכם בטרם תבחרו את הנכס.
עיצוב המשרד נובע מהצרכים של הארגון, מהאופי שלו וכן, גם מהמטרות שלו. ישנם סגנונות שונים לעיצוב המשרד – עיצוב מודרני, עיצוב סולידי או עיצוב נועז וחדשני – והעיצוב עצמו מהווה את המעטפת של מה אתם והעסק שלכם רוצים להגיד. יש מי שאינו נותן משקל רב לעיצוב המשרד וטעות בידו. העיצוב עצמו הוא חלק משמעותי בהתפתחות העסקית של הארגון שלכם, למעשה, הוא כלי המסייע להצלחתו והמורכבות שלו היא בכך שהוא כולל בתוכו פרמטרים שונים.
לפרק את המורכבות שבעיצוב
עיצוב המשרד צריך להתאים לבעל העסק, למטרותיו ולערכים שעליהם הוא מבסס את הארגון שלו. מצד שני עליו לייצר סביבת עבודה טובה נעימה ויעילה עבור העובדים ומעבר לכך, לספק את האווירה המתאימה עבור הלקוחות, או אורחי המשרד, מבחינת "מה אני רוצה לשדר כלפי חוץ".
הצרכים של העובדים, של המעסיק ושל הלקוחות נחלקים גם הם לתחומים שונים. חלקם קשורים לתכנון המבנה והחשמל – התשתית המתאימה לעבודה מבחינת נוחות, כמו מיזוג אוויר, או תשתית אינטרנט טובה ללקוחות ולעובדים. תחום נוסף קשור יותר באווירה ובעיצוב הפנים – פינות ישיבה, מטבחון, לובי נעים, עבודה באופן ספייס או במשרדים ועוד.
אך המורכבות לא מסתיימת כאן. על בעל החברה לייצר תשתית עבודה טובה, נוחה ויעילה לא רק להווה אלא גם לעתיד (לפחות לעתיד הקרוב). משכך, העיצוב של המשרד צריך להיות צופה פני עתיד – בהתאם למטרות וליעדי החברה הצפויים.
תכנון נכון חוסך המון
בשלב הראשון יש להגדיר את הצרכים העסקיים ולהבין מה הן הדרישות הספציפיות של העסק שלך וכיצד הן מתורגמות למרחב הפיזי. חשבו על אופי העסק שלכם – האם מדובר במשרד עוה"ד או בחברת הייטק? אופי העסק שלכם משפיע גם על אופיים של העובדים ועל מה שחשוב להם בסביבת העבודה שלהם. קחו בחשבון גורמים כמו מספר העובדים, דפוסי זרימת עבודה, צרכי שיתוף פעולה, אינטראקציות עם לקוחות ותחזיות צמיחה עתידיות.
בהתבסס על הצרכים העסקיים תוכלו לבחור את הנכס המתאים לפעילות משרדכם וגם על חלוקת החלל הנכונה בעבורכם: עבודה בחלל פתוח (אופן ספייס), בתאים, בחדרים או בשילוב של כל אלה? קחו בחשבון גורמים כמו שיתוף פעולה בצוות, דרישות פרטיות ואופי העבודה שבוצעה. האם אתם זקוקים לחדר ישיבות? אם כן, האם יש צורך בחלל גדול או קטן? האם כדאי להציבו באמצע המשרד או בפינה צדדית? מה לגבי חדר המתנה ללקוחות? האם יש לכם צורך בו?
סביבת עבודה נוחה היא אחד הפרמטרים החשובים בעיצוב המשרד. העובדים שלכם נמצאים במשרד שעות ארוכות, ימים רבים, ועל כן יש צורך לספק להם מרחב נוח שיוביל, בסופו של יום, ליעילות גבוהה יותר ולהתפתחות עסקית מוצלחת. ודאו שחלל המשרד מעוצב תוך מחשבה על רווחת העובדים – מהפרטים הגדולים לקטנים – ריהוט ארגונומי, שולחנות וכיסאות מתכווננים, תאורה נכונה ואוורור. צרו חללים נעימים נוחים ופונקציונליים שבהם העובדים יכולים להירגע ולהיטען מחדש.
עבודה בצוות היא חשובה, ללא כל ספק, אך חשובה גם פרטיות העובדים. הגדירו אזורים שקטים או כמה תחנות עבודה בודדות בהם יוכלו העובדים להתרכז במשימות מאתגרות או ממודרות.
חשבו מה הם הצרכים הטכנולוגיים של הארגון וודאו שהפריסה המשרדית מתאימה לתשתית הנדרשת. הצרכים הטכנולוגיים כוללים שקעי חשמל, חיבורים לאינטרנט ועוד. לארגונים שונים ואף למחלקות שונות באותו המשרד ישנן דרישות טכנולוגיות שונות וצריך לתת לכל אחת מהן את הדעת. בהיבט של טכנולוגיה, המתקדמת ומשתנה במהירות, חשוב לשמור על גמישות וגם להיות מכווננים לעתיד – על מנת שתוכלו להתאים את עצמכם בפתרונות שונים בהמשך הדרך למציאות הטכנולוגית המשתנה.
לתת את הטאץ' – תאורה, צבעים ואסתטיקה
המשרד הוא כרטיס הביקור של העסק שלכם, של הארגון. משכך עליו להתכתב עם הערכים שלכם, עם המטרות והיעדים. המשרד הוא הרושם הראשוני שלכם בעיני הלקוחות וגם אצל עובדים פוטנציאליים, והוא גם זה שמבדל אתכם מהמתחרים שלכם. כלומר, החשיבות שבעיצוב היא לא רק במענה על הצרכים המסייעים בעבודה – אלא גם המסר שאתם רוצים להעביר לעובדים, ללקוחות, למתחרים – לכולם.
המסר שהעסק רוצה לשדר ללקוחותיו יבוא לידי ביטוי, בין השאר, גם בצבעים שבמשרד. כאן ניקח בחשבון האם כדאי לעשות שימוש בצבעים מרובים או להקפיד על צבע יחיד. מעבר לכך, מה יהיה הצבע המנחה את הקו העיצובי במשרד? מחקרים שנעשו הצביעו על כך ששימוש בצבע הכחול משדר יציבות ורוגע, צהוב משדר מסר אנרגטי ויצירתי ואדום מעורר. הבחירה בכל אחד מהצבעים הללו צריכה להתכתב עם המסר של החברה במטרה לבדל אותו ומצד שני, לסייע ביצירת האווירה המתאימה והנוחה לעובדים במקום.
פרט לבחירה בצבע, ישנה חשיבות בבחירת התאורה המתאימה – תאורה חמה אל מול תאורה קרה, בחירה בגופי תאורה קטנים או גדולים – בהתאם למרחב ובנוסף, שימוש בתאורה טבעית.
לחשוב על העתיד
ככל שהעסק שלך מתפתח, ייתכן שתצטרך להתאים לשינויים בגודל הצוות, במבנים המחלקים או בתהליכי העבודה. לכן, בעת עיצוב המשרד קחו את השיקולים הללו בחשבון וחשבו האם ניתן לעשות שימוש בריהוט מודולרי כמו מחיצות הזזה שיאפשרו לכם להגדיר מחדש את החלל במידת הצורך.
הדרישות הספציפיות של העסק שלכם ישפיעו רבות על תהליך תכנון המשרד. לכן בטרם תתחילו בעיצוב המשרד יש לבחון את הצרכים העסקיים ואת המסרים החשובים עבורכם על מנת שהמשרד יהווה חלק בלתי נפרד מהחזון שלכם.
